Belege für deine Buchhaltung aufzubewahren ist die eine Sache. Sie später auch wirklich wiederzufinden, zu durchsuchen oder Beträge daraus zu kopieren, eine ganz andere. Ein Schuhkarton — oder ein Ordner — voller fotografierter Belege hilft wenig, wenn dein Steuerberater nach einem bestimmten Betrag vom letzten Monat fragt, oder wenn die Steuererklärung bedeutet, jede Ausgabe mit deinem Kontoauszug abzugleichen.
Aus einem Stapel Belege durchsuchbaren Text machen
Unser Tool OCR für mein PDF funktioniert gleich, egal ob du einen Beleg hast oder fünfzig.
- Lade deine Belege hoch. Fotos vom Handy, Scans oder ein mehrseitiges PDF funktionieren alle — zieh sie hinein oder wähle sie von deinem Gerät aus.
- Wähle die Sprache des Dokuments. Das macht einen echten Unterschied bei der Genauigkeit, besonders bei Währungssymbolen und Dezimaltrennzeichen.
- Lade deine Ergebnisse herunter. Du erhältst ein durchsuchbares PDF sowie eine Textdatei mit allem, was erkannt wurde — bereit zum Durchsuchen, Kopieren in eine Tabelle oder Weitergeben an deinen Steuerberater.
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Saubere Ergebnisse speziell bei Belegen
Belege sind ein schwierigerer Fall als ein gedruckter Brief oder Vertrag, aus ein paar vorhersehbaren Gründen:
- Verblassende Thermobelege. Kassenbons verblassen schnell, besonders wenn sie ein paar Wochen im Portemonnaie lagen. Scanne oder fotografiere sie eher früher als später — die Erkennung wird nur schwieriger, je mehr sie verblassen.
- Langes, schmales Papier. Die Form eines Belegs wird von Handykameras manchmal seltsam beschnitten. Versuch, den ganzen Streifen auf einmal einzufangen, gerade von vorne statt schräg.
- Zerknittertes Papier. Einen Beleg vor dem Scannen kurz unter etwas Schwerem zu glätten, hilft wirklich — Falten zerbrechen den Text, den OCR zu lesen versucht.
- Ein Beleg pro Datei lässt sich später leichter sortieren. Wenn du einen ganzen Monat auf einmal bearbeitest, hält es die entstehende Textdatei leichter zuordenbar, wenn du einen Beleg pro Seite fotografierst statt mehrere auf einem Foto.
Kommt ein Betrag oder ein Datum leicht falsch heraus, kannst du den erkannten Text direkt bearbeiten, bevor du ihn kopierst oder herunterlädst — kein neuer Scan nötig.
Warum das nicht nur Bequemlichkeit ist, sondern für deine Unterlagen zählt
Ein durchsuchbares digitales Archiv lässt sich viel leichter vollständig und geordnet halten als ein Papierordner — besonders wenn du es irgendwann komplett an einen Steuerberater übergeben oder bei einer Prüfung vorlegen musst.
Deshalb läuft die Erkennung auch lokal, in deinem Browser. Deine Belege — oft mit deinem Namen, deiner Kaufhistorie und manchmal Zahlungsdaten — werden nie auf einen Server hochgeladen. Nichts von deinen Ausgaben liegt auf einer Infrastruktur, die du nicht kontrollierst.
Noch einen Stapel Belege abzuarbeiten? Jetzt ausprobieren — es ist kostenlos und meist schneller, als sie von Hand zu sortieren.